各区物改办：

为认真贯彻市委、市政府关于实施老旧小区物业管理改善工程（下称物改工程）的工作要求，加强物改工程档案及备案工作的管理，保证工程建设与档案、备案管理同步进行，根据杭政办函〔2009〕217号《杭州市区老旧住宅小区物业管理改善工程实施方案》、《杭州市区老旧小区物业管理改善工程硬件配置相关审批意见》和《城市建设档案管理规定》等文件规定，就有关事项通知如下：

一、工作职责

各区物改办负责辖区范围内物改工程的日常档案管理和向市物改办备案的工作。各区物改办要确定档案和备案管理人员，具体负责档案和备案的管理工作。设计、监理、施工单位以及开展社区化准物业管理的街道、社区要做好各自材料的收集工作，并及时向区物改办移交。

二、工作要求

（一）档案管理

档案管理按照“一处一档”的原则，分工程档案和管理档案两项内容。

1、工程档案

（1）工程照片（开工前、施工中、竣工后各三张）

（2）物业管理改善工程居民需求调查汇总表

（3）立项文件

（4）招投标材料、施工合同

（5）道路挖掘、交通组织、临时排放许可、绿化迁移、环保等行政许可批复

（6）设计方案、批复及工程变更联系单

（7）建设、设计、监理、施工单位的竣工验收报告

（8）工程竣工决算、审计报告

（9）地下管线竣工测量材料

（10）道路平面、断面、结构竣工图、地下管线竣工图

（11）其他应该归档的材料

2、管理档案

（1）项目移交接管验收会议纪要

（2）接管通知书

（3）物业管理方式征求居民意见情况表

（4）社区化准物业管理区域总平面图

（5）小区社区化准物业管理基本情况表（详见附件）

（6）物业管理用房购置（租赁）合同

（7）其他应该归档的材料

（二）备案管理

备案管理按照备案与拨款相挂钩的原则，分工程备案和管理备案两项内容，由各区物改办及时向市物改办办理备案手续。

1、工程备案

（1）开工备案。整治项目开工后七个工作日内，将计划立项材料、设计方案、中标通知书及施工合同报市物改办备案。

（2）竣工备案。整治项目竣工验收合格后七个工作日内，将竣工验收合格书报市物改办备案。

（3）审计备案。整治项目经决算审计后七个工作日内，将审计报告报市物改办备案。

2、管理备案

老旧小区整治工程由所在地街道（乡镇）接管，并经征求居民意见，确定物业管理模式后十个工作日内，将接管通知书、征求居民意见汇总表、管理区域总平面图、物业管理用房购置（租赁）合同、小区社区化准物业管理基本情况表等报市物改办备案。

三、档案和备案文件的质量要求

1、文件内容要真实、准确。地下管线必须由有测量资质的单位进行竣工测量，测量质量要符合《杭州市城市地下管线竣工测量标准》。

2、归档的档案必须是原件，竣工图必须加盖竣工章。

3、归档的文件材料必须经过整理，整理质量符合《建设工程竣工档案归档与整理规范》（GB/T50328-2001）。

4、上报的备案文件需加盖区物改办公章。

四、其他

各区物改办应在建立纸制档案的基础上建立相应的电子档案，以有利查询和便于保存。

各区物改办在向市物改办办理物改项目备案手续的同时，应督促各区相关行政主管部门将有关资料报送相应的市、区主管部门备案。

杭州市物业管理改善工程领导小组办公室

二00九年七月二十一日

附件：

XXXX小区社区化准物业管理基本情况表

城区：              街道：             社区：